راهنمای نوشتن برنامه روزانه شخصی

نوشتن برنامه روزانه به صورت منظم به شما کمک می‌کند تا بتوانید به شکل صحیح و اصولی زمان خود را مدیریت کنید. علاوه‌ بر آن به شما این امکان را می‌دهد تا کارهای بیشتری انجام داده و احتمال فراموش کردن یا منحرف شدن از کارها را به میزان زیادی کاهش دهید. ممکن است پس از نوشتن برنامه روزانه  تا وقتی که به آن عادت کنید کمی طول بکشد، اما به زودی از انجام این کار لذت خواهید برد. اگر قصد دارید تا به صورت اصولی برنامه ریزی روزانه‌ خود را شروع کنید، در ادامه این مقاله همراه ما باشید تا با راهکارهای موثر آن آشنا شوید.

 

تهیه کردن یک سررسید یا دفتر برنامه ریزی

برای شروع یک سررسید یا دفترهای برنامه ریزی تهیه کنید. بهتر است دفتر یا سررسید مورد نظر فضای کافی برای فهرست کردن وظایف را بدون ایجاد شلوغی داشته باشد. برخی از تقویم ها  درون خود صفحاتی دارند که برنامه ریزی هفتگی، روزانه یا ساعتی را ارائه می‌دهند.

در صورت در دسترس نبودن دفترهای برنامه ریزی، می‌توان از دفترچه یادداشت نیز استفاده کرد. در هنگام خرید دقت کنید تا بهترین و مناسبترین نوع آن را مطابق با خواسته ها و نیازهای خودتان انتخاب کنید. سررسید تبلیغاتی بسیاری در طرح ها و شکل های متنوع وجود دارند و شما میتوانید یکی از آن‌ها را تهیه و استفاده کنید.

به انتخاب خود متعهد باشید. لزومی ندارد که یک برنامه ریز برای کار، یکی برای مدرسه و … داشته باشید؛ همه چیز باید در یک دفتر نوشته شوند تا ایجاد ابهام نکنند.  همچنین تقویم های دیجیتالی زیادی برای تلفن یا لپ تاپ شما وجود دارد که می‌توانند روی دستگاه های الکترونیکی شما نصب شوند. پس از آن فرقی نمیکند که در کجا باشید، شما همیشه میتوانید به برنامه خود دسترسی داشته باشید.

برخی از تقویم های دیجیتالی یا کاغذی، فضاهای بیشتری برای اضافه کردن یادداشت به همراه دارند.یادداشت کنار برنامه ریزی به شما کمک کند علاوه بر مدیریت کار های انجام شده، درباره حس خود یا نحوه انجام آن کار نیز اطلاع لازم را داشته باشید. برای مثال، شاید در زیر قسمت «رفتن به باشگاه» در تقویم خود، یک جمله کوتاه مثل: «امروز چند ساعت بیشتر ورزش کردم  و احساس خوبی دارم!» را بنویسید؛ اضافه کردن یادداشت می‌تواند به شما کمک کند تا رفتار و احساسات خود را بهتر پیگیری کنید.

اگر در حال تغییر از تقویم کاغذی به تقویم دیجیتالی هستید، ممکن است برای یک یا دو روز تا زمانی که به سیستم های دیجیتالی عادت کنید، همه چیز کمی گیج کننده باشد. در چند روز اول هر دو را نزد خود نگه دارید و مطمئن شوید که چیزی از قلم نیفتاده یا دوبار تکرار نشده باشد.

سازماندهی کارهای شخصی

وظایف خود را سازماندهی کنید. شما از طریق  تقویم های الکترونیکی می‌توانید وظایف مختلف را با رنگ های متفاوت از یکدیگر جدا کنید. مثلا می‌توانید وظایف مربوط به کار را قرمز، کارهای مربوط به مدرسه را آبی، کارهای خانه را سبز، تعطیلات را به رنگ نارنجی و به ورزش رنگ صورتی را اختصاص دهید. اگر از تقویم کاغذی یا دفترچه یادداشت استفاده می‌کنید، می‌توانید این کار را به راحتی و با استفاده از خودکار یا مداد رنگی یا هایلایتر انجام دهید. زمانی که انواع مختلف وظایف را  از یکدیگر متمایز کردید، می‌توانید انجام آن‌ها را اولویت بندی کنید.

سازماندهی و قرار دادن رنگ خاص به وظایف کمک می‌کند تا درک کنید که بیشترین یا کمترین زمان شما صرف چه کارهایی می‌شود. به عنوان مثال، ممکن است ببینید که در برنامه شما مقدار زیادی رنگ قرمز (کار) و سبز (کارهای خانه) وجود دارد، اما رنگ صورتی (ورزش) بسیار کم است. توجه به کمبود ورزش ممکن است به شما انگیزه دهد تا زمان بیشتری برای آن برنامه ریزی کنید.

 

اولویت بندی کارها

برخی از افراد ممکن است بعد از لیست کردن کارها مضطرب و سردرگم شوند، اما لازم نیست نگران باشید؛ با اولویت بندی وظایف، لیست شما سازماندهی بیشتری پیدا می‌کند. وقتی کار را اولویت بندی می‌کنید، مشخص میکنید که چه کاری برای چه زمانی باید انجام شود. به این ترتیب، اگر نمی‌توانید تمام وظایف تعیین شده خود را در یک روز مشخص به پایان برسانید، می‌توانید روی کارهایی تمرکز کنید که بالاترین اولویت و بیشترین تاثیر را خواهند داشت. 

برای اولویت بندی کار خود، هر کار به عنوان مهم ترین، متوسط یا اولویت کم علامت گذاری کنید.می‌توانید از سوالات زیر برای ترتیب صحیح وظایف خود استفاده کنید:

• کدام وظایف احتیاج است تا فورا انجام شوند؟
• کدام وظایف را باید در روزهای خاصی انجام دهم؟
• اگر به زودی آن‌ها را انجام ندهم، استرس خواهم داشت؟
• کدام کارها را می‌خواهم بعداً انجام دهم؟
• کدام کارها می‌توانند به بعد موکول شوند؟

نکته: اگر وظایفی دارید که با یکدیگر تضاد دارند، در نظر بگیرید که کدام کار فوری‌تر است. به عنوان مثال، اگر یک پروژه برای یک مشتری و دیگری برای رئیس شما باشد، پروژه مشتری احتمالا مهم تر خواهد بود. وقتی کارهای فوری با هم تداخل دارند، از اعضای تیم و مدیرتان کمک بخواهید تا برخی کارها را در صورت امکان به تعویق بیندازید.

علامتگذاری کارهای اولویت دار

هنگامی که تصمیم گرفتید چگونه وظایف خود را اولویت بندی کنید، آن‌ها را در برنامه خود مشخص کنید. می‌توانید برنامه روزانه خود را مرور کنید و روبروی وظایف مهم و ضروری که باید ابتدا انجام شوند،  شماره “۱” ، روبروی وظایف که باید قبل از فردا انجام شوند شماره “۲”، در کنار مواردی که باید تا جمعه انجام شوند شماره “۳”  بنویسید و بقیه را نیز به همین ترتیب علامت گذاری کنید.

 

در نظر گرفتن زمان مناسب برای هر کار

برای هر کار زمان مشخصی را در نظر بگیرید. به عنوان مثال، ممکن است در یک روز معین زمانی را برای مطالعه (۲ ساعت)، تمرین ورزش (۱ ساعت)، نوشتن دو ایمیل (۳۰ دقیقه) و پیاده روی با حیوان خانگی خود (۳۰ دقیقه) در نظر بگیرید. مهم این است که زمان تخمینی شما فرصت مناسب برای تکمیل هر کار را بدهد.

اگر برای خود برنامه ریزی دقیقی داشته باشید ولی در مورد زمان مورد نیاز هر کار واقع بین نباشید، ممکن است در طول انجام کارها مضطرب شوید. حتما به یاد داشته باشید که مسافت طی شده را نیز در برنامه خود بگنجانید. به عنوان مثال، آیا لازم است از کتابخانه ای که در آن در حال مطالعه هستید به سمت باشگاه رانندگی کنید؟ همیشه سعی کنید زمان تخمینی را  کمی بیشتر زمان واقعی در نظر بگیرید. این دقایق اضافی می‌تواند به شما در جلوگیری از تاخیر یا عقب افتادن کمک کند.

ایجاد یک فضای خالی دربین کارها

مقداری فضای خالی در انتهای برنامه خود برای موارد با اولویت کمتر یا چیزهایی که بعداً در هفته ممکن است اضافه شوند، نگه دارید. اگر در طول روزهای مختلف فرصت اضافه داشتید میتوانید به تکمیل آن‌ها بپردازید. این وظایف اضافی ممکن است شامل مرتب کردن کمد یا وظایف معمول کوچک باشد. اینها کارهایی با اولویت پایین هستند که باید در طول زمان انجام پذیرند، اما نیازمند یک اقدام فوری نیستند.

انجام وظایف و مسئولیت ها بر اساس اولویت

وظایف خود را به ترتیب اولویت انجام دهید. شما قبلاً لیست اولویت های خود را در برنامه خود مشخص کردید، بنابراین میتوانید به  راحتی آن‌ها را دنبال کنید. وجود یک سررسید یا دفتر برنامه ریزی که جزو بهترین هدایای تبلیغاتی محسوب می‌شود، می‌تواند به نوشتن برنامه افراد کمک کند.

 

اگر نیاز هست، برنامه ریزی را تغییر دهید

در حالت کلی بهتر است تا جایی که ممکن است به برنامه خود پایبند باشید، اما گاهی اوقات اتفاقاتی رخ می‌دهد و باید تغییراتی را در برنامه خود اعمال کنید. در صورت بروز شرایط اضطراری، بیماری یا درگیری، موارد منعطف یا مواردی که اولویت کمتری دارند را به روز دیگری منتقل کنید.

با این حال، مراقب باشید که اجازه ندهید کارهایتان انباشته شوند و به یک عادت برای تعویق انداختن کارها تبدیل شود. اگر متوجه می‌شوید که این اتفاق زیاد می‌افتد، سعی کنید برای هر وظیفه مورد نظر زمان بیشتری در نظر بگیرید تا مجبور نباشید هربار آن‌ها را به روز بعد موکول کنید.

انجام دقیق برنامه ریزی را زیر نظر داشته باشید

کارهای تکمیل شده را بررسی و کنترل کنید. این موضوع می‌تواند برای بسیاری از مردم بسیار مفید باشد! به یاد داشته باشید که موارد انجام نشده امروز را به برنامه فردا منتقل کرده و آن‌ها را در زمان مناسب به پایان برسانید.

برای انجام هر یک از وظایف به خودتان پاداش بدهید

مهم است که پس از انجام وظایف خود و رعایت برنامه خود، به خودتان با دادن پاداش انرژی مثبت دهید. پس از انجام وظایف روزانه خود، با یک حمام دلچسب، برنامه تلویزیونی مورد علاقه خود یا یک شیرینی خوشمزه به خود پاداش دهید. زمانی که پس از انجام برخی کارها، جایزه میگیرید، احساس خرسندی و رضایت از خود به شما دست می‌دهد و شما را به نوشتن برنامه و دنبال کردن آن تشویق می‌کند.

در صورت نیاز برنامه روزانه خود را اصلاح کنید

بعد از رعایت تمامی نکات یکی از مهم ترین مسائل، ارزیابی و بررسی مجدد برنامه روزانه است تا بتوانید تعین کنید که برنامه شمار کارآمد است یا نه. یکی از راه های انجام این کار این است که به برنامه ریز روز خود نگاه کنید و در عین حال احساسات  خود را نیز ارزیابی کنید. آیا در کنار بیشتر وظایف تعیین شده علامت تیک میبینید و احساس مثبت و مفید بودن دارید؟ اگر پاسخ شما “بله” است، پس برنامه شما احتمالاً برای شما خوب کار می‌کند!

با این حال، اگر متوجه می‌شوید که بسیاری از کارها اغلب به روز بعد (و روز بعد از آن) منتقل می‌شوند و احساس می‌کنید روحیه شما تضعیف شده است، احتمالاً باید تغییراتی در برنامه خود ایجاد کنید. ممکن است لازم باشد اولویت‌های خود را مجدداً ارزیابی کرده و مرتب کنید و همچنین شاید لازم باشد در زمان اختصاص داده شده برای هر کار تجدید نظر کنید.

با این کار میتوانید برای بقیه کارها فرصت مناسب ایجاد کنید. توجه داشته باشید که اصلاح برنامه و ایجاد یک برنامه جدید، کاملا طبیعی است. زمان می‌برد تا افراد روتینی را ایجاد کنند که بهترین کار را برای آن‌ها داشته باشد. وجود برنامه روزانه به شما کمک میکند تا هر روزتان را به شکل مفید به پایان برسانید. از انجام نپذیرفتن کارها نا امید نشوید و تلاش کنید هر روز چند وظیفه را در برنامه خود عملی کنید؛ پس از مدتی متوجه میشوید که چقدر با برنامه ریزی خود هماهنگ شده اید.